Che cos'è intranet e come funziona | sicurezza.net

Come vengono utilizzate le intranet

Le organizzazioni utilizzano le intranet in vari modi, a seconda delle loro esigenze. Tra questi vi sono i seguenti:

• Deposito centrale: Le intranet diventano il deposito principale dove vengono archiviate le informazioni importanti e i dati aziendali.
• Collaborazione: Queste reti interne forniscono un modo per condividere le informazioni che facilita la collaborazione tra i dipendenti.
• Personalizzazione: Le intranet forniscono contenuti personalizzati ai dipendenti in base al loro ruolo all’interno dell’azienda.
• Comunicazione: Rendono facilmente disponibili gli elenchi dei dipendenti, le notizie sull’azienda e gli organigrammi, migliorando la comunicazione aziendale interna.
• Facile accesso alle informazioni: Le intranet consentono di accedere facilmente alle informazioni sulle politiche aziendali, sui benefici e sugli aggiornamenti.
• Elementi sociali: Le funzioni di social media consentono ai dipendenti di creare un account, pubblicare contenuti e avvisi di stato e scorrere il feed.
• Gestione dei progetti: Elenchi di cose da fare, elenchi di dipendenti, aggiornamenti di stato e altre risorse aiutano gli utenti nella gestione dei progetti.
• Automazione: Le intranet semplificano le attività quotidiane aiutando ad automatizzare i compiti ripetibili.

Come funzionano le intranet

Una intranet sicura e affidabile richiede un server web che gestisca le richieste di dati ospitate sul server. Il server web trova i file richiesti e li consegna all’utente appropriato. È inoltre necessario impostare un sistema di gestione dei contenuti per controllare la creazione, la pubblicazione e la gestione dei contenuti della intranet.

Una intranet può anche essere costituita da molte reti locali (LAN) interconnesse, nonché da linee affittate che si collegano alle risorse di una rete geografica. Il server web della intranet utilizza i protocolli TCP/IP, HTTP e altri protocolli Internet. In genere, una intranet include connessioni attraverso uno o più computer a Internet e a risorse esterne.

Per accedere alla intranet aziendale, i dipendenti devono disporre di una speciale password di rete ed essere collegati alla LAN aziendale. I dipendenti remoti accedono alla intranet attraverso una rete privata virtuale (VPN) o un’altra connessione sicura. La VPN consente agli utenti non connessi alla LAN di accedere alla intranet e di accedere a tutte le stesse informazioni e funzioni che sarebbero disponibili se fossero connessi alla LAN.

L’importanza del software firewall

A cosa serve il firewall? Il software firewall è essenziale per la sicurezza della intranet di un’organizzazione. Si frappone tra la rete Internet esterna e la rete intranet privata. Il firewall tiene traccia di tutti i pacchetti di dati in entrata e in uscita per verificare che non contengano richieste non autorizzate o sospette. I firewall assicurano inoltre che malware e altri attacchi dannosi non penetrino nella intranet.

Quando un segmento di una intranet viene reso accessibile a clienti, partner, fornitori o altri soggetti esterni all’azienda, quel segmento diventa parte di una extranet. Un firewall è particolarmente importante per proteggere le reti intranet che includono estensioni extranet.

La rete intranet si presenta generalmente come una versione privata di Internet. Con il tunneling, le aziende possono inviare messaggi privati attraverso la rete pubblica. Per collegare una parte della rete intranet a un’altra, le aziende utilizzano speciali sistemi di crittografia e decrittografia e altre misure di sicurezza.

Anche le applicazioni software ospitate forniscono intranet. Invece di avere un proprio server privato, l’azienda acquista un software intranet che svolge le stesse funzioni delle intranet tradizionali. Alcune intranet moderne funzionano come applicazioni di social media che si collegano a una serie di applicazioni aziendali. Queste applicazioni sono chiamate anche piattaforme per l’esperienza dei dipendenti.

I vantaggi di una intranet

Tra i potenziali vantaggi dell’utilizzo di una intranet vi sono i seguenti:

• Miglioramento della comunicazione, della condivisione delle informazioni e della collaborazione all’interno dell’azienda.
• Gestione semplificata dei documenti.
• Una tracciabilità semplificata delle richieste.
• un ambiente di prova per le nuove idee prima che vengano implementate sulla pagina web dell’azienda.
• Miglioramento della cultura aziendale che si concentra sui dipendenti e incoraggia la partecipazione e l’interazione.
• Un ritorno sull’investimento favorevole grazie ai bassi costi di implementazione e di gestione.

Gli svantaggi di una intranet

L’implementazione di una intranet presenta anche delle sfide, tra cui le seguenti:

• I bassi tassi di partecipazione degli utenti possono determinare la mancanza di contenuti, comunicazioni e documenti necessari per rendere la intranet vantaggiosa.
• L’elevato costo del personale porta a un’assistenza inadeguata per gli utenti della intranet. Di conseguenza, quando si verificano bug del software o altri problemi, questi non vengono risolti rapidamente.
• La rete deve essere gestita, con ispezioni e controlli di manutenzione regolari per garantire il corretto funzionamento e la freschezza dei contenuti.
• La mancanza di un’adeguata proprietà o la distribuzione della proprietà tra i gruppi complica le responsabilità e la gestione della rete.
• La mancanza di dispositivi mobili e di supporto remoto crea problemi, tra cui la limitazione della capacità dei lavoratori remoti di accedere alle informazioni della intranet.

Sono tipi diversi di reti con alcune somiglianze e aspetti che si sovrappongono.

internet

Funziona su una rete pubblica a cui chiunque può accedere. Non ci sono limiti a chi può accedere a Internet, a parte il fatto che gli utenti devono avere accesso a un dispositivo informatico connesso a Internet. L’Internet pubblico può avere un numero illimitato di utenti in qualsiasi momento, ma è più vulnerabile agli attacchi rispetto a una intranet.

Intranet

Una intranet funziona su una rete privata di computer. Solo le persone e i sistemi autorizzati possono accedervi. Inoltre, devono connettersi alla intranet tramite la LAN o la VPN richiesta. Una intranet può ospitare un numero specifico di utenti.

Una extranet è una intranet che consente l’accesso a determinate informazioni e applicazioni a persone esterne all’organizzazione. A terzi, come clienti, fornitori e partner, è consentito l’accesso a determinate parti della intranet dell’organizzazione.

Best practice delle intranet

Le intranet sono state sviluppate nello stesso periodo di Internet e si sono evolute di pari passo con esso. Alcune best practice per una strategia intranet nel moderno ambiente di lavoro digitale sono le seguenti: 

• Approccio multicanale: Una moderna intranet dovrebbe incorporare altri strumenti di collaborazione tra team all’interno dell’applicazione intranet principale. Dovrebbe centralizzare applicazioni disparate, che possono includere strumenti di collaborazione e comunicazione, strumenti per conferenze virtuali e applicazioni line-of-business.

• Ottimizzare il lavoro a distanza: Molte vecchie piattaforme intranet non erano ottimizzate per i lavoratori mobili o remoti. Le applicazioni intranet devono essere facilmente accessibili senza l’uso di un PC desktop o portatile aziendale. Le intranet devono consentire ai lavoratori remoti di accedere alle risorse senza dover essere costantemente online.

• Esperienza utente moderna: Per garantire la partecipazione degli utenti, le piattaforme intranet devono essere coinvolgenti. Spesso assomigliano ad applicazioni consumer che si concentrano sulla facilità d’uso e sull’esperienza dell’utente. Una homepage intelligente che gli utenti possono personalizzare è un vantaggio.

• Impegno regolare: La pubblicazione regolare di contenuti freschi aumenta il coinvolgimento degli utenti e favorisce il senso di comunità. Le intranet possono essere utilizzate per creare gruppi più piccoli all’interno dell’azienda in base agli interessi dei dipendenti. Possono anche essere utilizzate per consentire il riconoscimento da pari a pari del lavoro ben fatto. Fare della intranet aziendale un luogo in cui i dipendenti sono incoraggiati a comunicare tra loro rafforza la cultura aziendale e fornisce informazioni sulle esigenze dei dipendenti.

Esempi di intranet

Le piattaforme intranet sono disponibili presso grandi fornitori e piccole startup. Tra queste vi sono le seguenti:

• Axero
• Blink
• Facebook Workplace
• Happeo
• HCL Connections
• Atlante HyperOffice
• Jostle
• Microsoft SharePoint
• Microsoft Yammer
• Passageways OnSemble
• Samepage
• Simpplr
• Staffbase
• Workvivo
• Zoho Connect

Qual è il prossimo passo per il coinvolgimento dei dipendenti?

L’intranet viene ripensata mentre le aziende guardano in modo più ampio alle loro strategie di esperienza dei dipendenti. Le applicazioni per l’esperienza dei dipendenti stanno sostituendo molte funzioni delle intranet. Queste applicazioni tengono conto della natura distribuita del lavoro, della necessità di consentire una maggiore flessibilità e delle varie applicazioni e risorse aziendali che devono essere centralizzate.