La sinergia creata tra ELO Enterprise Content Management (ECM) e le componenti d‘Intelligenza Artificiale (IA) imprime una decisa accelerazione all’automatizzazione e si traduce in un netto aumento della produttività. Le due tecnologie si esprimono al meglio nella fase d‘analisi di contenuti destrutturati e privi di una tipologia standardizzata di documenti. A questo scopo, le informazioni riconosciute devono essere confrontate con un database delle conoscenze e contestualizzate in relazione ad altre informazioni rilevanti. Ma qual è esattamente il ruolo dell’IA nell’interpretazione di questi contenuti? BitMAT ne parla con Vito Intini, Managing Director Italia di ELO Digital Office.
Signor Intini, quali sono le applicazioni in cui l’IA, in combinazione con l’ECM, offre il massimo vantaggio?
L’impiego dell’IA risulta particolarmente vantaggioso nell’elaborazione automatizzata d‘informazioni che per circa l’85% si trovano in forma non strutturata. Rilevare tali informazioni, digitalizzarle, memorizzarle, gestirle e renderle disponibili è ciò che originariamente dovrebbe fare l’ECM, indipendentemente dal fatto che si tratti di documenti, dati, immagini o video. Le funzioni dell’IA si rivelano particolarmente utili quando è necessario estrarre i metadati dai documenti. Durante questo processo il software di riconoscimento legge i dati in qualsiasi posizione e verifica le regole formali. L’utente interviene solo in presenza di errori di riconoscimento. Le correzioni dell’utente vengono acquisite in una routine d‘apprendimento. E‘ così possibile ottimizzare gradualmente le percentuali di riconoscimento ed assegnare i giusti campi attributi ai diversi contenuti.
Può fornirci alcuni esempi di scenari di impiego concreti e delle sinergie che ne derivano?
Nella pratica, la combinazione di ECM e IA genera un considerevole valore aggiunto nella cartella della posta in arrivo. Grazie al riconoscimento e all’assegnazione automatizzati, la posta viene smistata molto più velocemente, anche al personale che lavora da remoto. I tempi di reazione si riducono, così come il carico di lavoro che grava sulle risorse.
Ma gli effetti positivi sulla produttività si avvertono appieno anche nell’area che si occupa del personale, per l’analisi di documenti HR quali attestati di corsi di formazione, comunicazioni di malattia o contratti di leasing dei veicoli. All’occorrenza, i documenti vengono scansionati, analizzati e smistati direttamente nel fascicolo del personale corrispondente. Inoltre, è possibile predisporre immediatamente operazioni a valle, come la comunicazione dell’assenza del collega per malattia al relativo team e la configurazione delle regole di sostituzione.
L’IA fornisce servizi preziosi anche per la gestione degli ordini, ad esempio per la loro analisi ed elaborazione, soprattutto in combinazione con i sistemi ERP e WMS per la gestione del magazzino.
Di quali tecnologie IA si serve per sviluppare le soluzioni ECM?
In ELO Digital Office utilizziamo da tempo diverse tecnologie di IA. Queste si basano in parte sul riconoscimento auto-ottimizzante di testo, ovvero sulla ricerca di dati risultanti da conoscenze note, come quelle memorizzate nei database, ed in parte, su analisi di dati nuovi con il metodo matematico del calcolo vettoriale, ovvero, modelli che replicano il comportamento decisionale delle reti neuronali nelle fasi di classificazione di grandi volumi di dati.
Nel lavoro quotidiano sono particolarmente apprezzati soprattutto i sistemi di acquisizione intelligenti, come il nostro modulo ELO DocXtractor, che assiste le aziende nell’analisi e nell’elaborazione automatiche dei documenti provenienti da diversi canali di ingresso. A tale scopo si avvale, a seconda della complessità dell’operazione da svolgere, di algoritmi basati su regole euristiche intelligenti creati da esperti, oppure, nel quadro dell’apprendimento automatico, si affida a grandi volumi di dati precedentemente elaborati nella fase d‘addestramento. Entrambi gli approcci presentano diversi punti di forza e vengono combinati in base all’operazione di volta in volta richiesta.
Ha menzionato l’aspetto dell’apprendimento automatico…
…sì, perché la capacità di apprendimento tramite il software con IA è notevole. Per tale ragione le nostre soluzioni sono indicate sia per le grandi aziende che per quelle di medie dimensioni. La percentuale di riconoscimento aumenta all’aumentare del numero dei documenti elaborati. Inoltre, sulla base del volume dei documenti, il sistema ne ottimizza l’analisi in background, acquisisce conoscenze sempre maggiori e migliora ulteriormente la propria intelligenza. Il moltiplicarsi delle informazioni conosciute e già elaborate in precedenza rendono il sistema sempre più veloce e preciso.
La Digital Mailroom è sulla bocca di tutti. Come sviluppa il suo potenziale nel contesto aziendale?
Nella cartella della posta in arrivo giungono ogni giorno documenti di ogni tipo provenienti da tutti i canali, per posta tradizionale, fax, e-mail o messaggio da un portale online. Questi devono essere elaborati nel modo più efficiente possibile, ossia analizzati, presmistati, trasmessi per l’ulteriore elaborazione e archiviati in base al contesto o assegnati ai rispettivi fascicoli di progetto, o, del cliente in modo automatico. Il modulo di classificazione gestisce diverse priorità, livelli di escalation e richieste ricorrenti. Questo accelera sia l’assegnazione dei documenti al processo aziendale corrispondente, sia lo smistamento della posta in arrivo. Tuttavia, per ottenere buoni risultati, il tool deve essere precedentemente configurato sulla base di esempi di dati mediante processi di apprendimento automatico. Durante tale operazione ECM Suite garantisce sia la protezione dei dati verso utenti interno, o soggetti esterni non autorizzati, sia il rispetto delle disposizioni di carattere legale e normativo, oltre a impedire perdite di dati.
L’incremento tangibile in termini di efficienza ottenuto grazie alla classificazione intelligente interessa anche il reparto contabilità?
In ambito contabile e finanziario si utilizzano algoritmi basati su regole con l’aiuto delle quali il modulo DocXtractor analizza e rileva in modo molto veloce i dati dei documenti in arrivo. Inoltre, esso confronta informazioni come i dati dell’indirizzo e degli articoli, gli importi e le aliquote IVA con i dati del sistema ERP collegato e ne verifica la correttezza logica e matematica.
Ma la classificazione riveste un ruolo importante anche nel riconoscimento delle pagine di allegati, quali attestati di prestazione o rapporti. I metodi di apprendimento automatico utilizzati si avvalgono dell’esperienza maturata dalla soluzione nell’analisi di ogni singolo documento, che viene a sua volta storicizzata, e, su cui vengono elaborati modelli di comportamento per elaborazioni future.
Lei ha affermato che anche le aree aziendali che si occupano del personale e degli ordini possono beneficiare di vantaggi decisivi, lo conferma?
Confermo. In questi ambiti è possibile analizzare ed elaborare in modo intelligente sia i documenti in arrivo, come le comunicazioni di malattia, le ricevute assicurative o i documenti di candidatura, sia i documenti in uscita, come gli adeguamenti salariali, o, i contratti relativi alla cessione di automezzi. Il sistema riconosce il tipo di documento e ne garantisce l’archiviazione automatica nel fascicolo del personale corrispondente. La tecnologia è utilizzata anche nella gestione digitale dei candidati: tra i documenti riconosciuti figurano, ad esempio, lettere di presentazione, curriculum vitae, attestati o certificati. Inoltre, è possibile raccogliere informazioni importanti e trasmetterle facilmente al sistema per un confronto dei diversi candidati.
Lo stesso vale per l’area aziendale che si occupa degli ordini clineti. Qui vengono letti e classificati in modo automatico i contenuti di campi quali i dati cliente, articoli dell’ordine, quantità articoli, velocizzando nettamente l’intero processo di scarico ed allocazione del magazzino per la produzione o le spedizioni.
In sintesi, si può affermare che le funzioni IA sono un passo fondamentale verso la digitalizzazione end-to-end di intere catene di processi.
Assolutamente. I processi intelligenti riducono al minimo le procedure manuali e quindi i tempi di ciclo nell’elaborazione dei documenti. I dipendenti beneficiano di informazioni e analisi rapidamente disponibili ovunque si trovino. Possono reagire tempestivamente contribuendo ad aumentare la soddisfazione dei clienti. La maggiore produttività ottenuta, fa emergere credibilità e stima alle aziende. La combinazione di ECM e IA spiana la strada alla digitalizzazione integrale delle catene di processo e si traduce in una situazione vantaggiosa per tutte le parti coinvolte.
Signor Intini, la ringraziamo per aver risposto in modo così dettagliato alle nostre domande!
ELO Digital Office, uno dei produttori software leader per l’Enterprise Content Management (ECM), sviluppa soluzioni digitali per i processi aziendali adatte ai diversi settori e ad aziende di qualsiasi dimensione. L’azienda di Stoccarda è attiva sul mercato da oltre 20 anni e rappresentata da 25 sedi dirette in 16 Paesi. Le soluzioni ELO sono vendute in tutto il mondo, disponibili in 20 lingue, grazie ad una fitta rete internazionale di Business Partner, composta da più di 1000 integratori di sistema ed aziende di consulenza informatica.
